Komunikacja mailowa w biznesie – jak napisać maila po angielsku?
Komunikacja mailowa stanowi już obecnie podstawę biznesu, także w branży prawniczej. W biznesie często maile np. do klientów zachowują wiele z elementów listu, szczególnie, gdy piszemy oficjalnego maila. Jakie istotne zwroty i frazy warto znać, aby bez problemu napisać maila po angielsku? O czym warto pamiętać? Wskazówki znajdziecie poniżej:
Salutation, czyli jak się przywitać:
Szczególnie, gdy piszemy do kogoś po raz pierwszy, warto zastosować formę jak najbardziej neutralną. Oczywiście lepiej jest być na wszelki wypadek zbyt formalnym, niż zbyt nieformalnym. Warto jednak zwrócić uwagę, że Polacy ogólnie mają tendencję do formalizmów w mailach częściej niż Brytyjczycy (a już na pewno częściej niż Amerykanie). W kolejnych mailach z tym samym adresatem jest już prościej, gdyż zawsze można się dostosować do stopnia formalności stosowanego przez adresata w jego mailach.
Na początek zastanówmy się, kim jest nasz adresat i czy chcemy się do niego zwrócić formalnie czy nieformalnie. Poniżej przykłady dla obu sposobów komunikacji:
FORMALNIE
Dear Sir or Madam – bardzo formalnie, gdy nie wiemy kto jest adresatem – obecnie już rzadko stosowane, ponieważ w dobie internetu najczęściej wiemy, do kogo piszemy
Dear (first name, last name)
Dear Mr /Mrs + last name(married) / Miss + last name (unmarried) / Ms + last name (married or unmarried)
Dear Sir – oficjalnie do mężczyzny, gdy nie znamy imienia i nazwiska
Dear Madam – oficjalnie do kobiety, gdy nie znamy imienia i nazwiska
Dear Dr / Professor / etc. (last name)
To Whom It May Concern – w biznesowej komunikacji używamy, gdy nie wiemy, kto może być odbiorcą, nie piszemy do nikogo konkretnie, kierujemy np. maila do całej organizacji, bo nie wiemy, do kogo skierować maila w danej sprawie
NIEFORMALNIE
Hi / Hello (name) – jeśli dobrze znamy odbiorcę / często się z nim komunikujemy
Dear (name) – bardziej formalne niż hi / hello
Hi everyone – pisząc do grupy osób
(name) – najczęściej w wewnętrznej komunikacji pomija się już oficjalne powitanie i pozostawia samo imię, jako bezpośredni zwrot do adresata
Abbreviations – skróty w mailach (nieformalne)
AFAIK – as far as I know
BFN – bye for now
BTW – by the way
COB – close of business (= end of working hours – in US usually 5 PM)
FYI – for your information
IOW – in other words
NRN – no reply necessary
OTOH – on the other hand
POV – point of view
TBA – to be announced / to be agreed
(Source: Haigh Rupert, Oxford Handbook of Legal Correspondence, p. 27)
CC, BCC – co oznaczają?
CC i BCC to angielskie odpowiedniki polskiego DW oraz UDW, zatem wpisujemy tam adresatów do wiadomości, tak jak w wersji polskiej:
CC – carbon copies -> do wiadomości
BCC – blind carbon copies -> ukryte do wiadomości (odbiorcy nie widzą adresów innych odbiorców)
Zakończenie maila – przykłady
Yours faithfully – gdy nie zwracamy się do adresata jego imieniem / nazwiskiem
Yours sincerely – gdy zwracamy się do adresata jego imieniem / nazwiskiem
Best regards
Kind regards – bardziej formalna wersja “Best regards”
Best wishes
Regards
All the best
Thank you
Sincerely (AmE) / Sincerely yours (BrE)
Yours truly
Jak przekazać adresatowi informację o załącznikach w mailu?
Załączać to attach lub enclose. Możliwe są różne kombinacje, przede wszystkim z tymi dwoma słowami:
Please find herewith…
Please find attached…
I enclose…
I attach…
The attached / enclosed [file] shows / illustrates / …
I enclose the following… – w przypadku listy załączników